İster 50 ister 500 çalışanınız olsun, bireysel veya seri üretim, metal sektörü veya makine mühendisliği olsun: ERP çözümleri orta ölçekli şirketlerde önemli bir rol oynamaktadır. Sonuçta şirketin çeşitli fonksiyonel alanları yazılım çözümlerinde bir araya gelerek “büyük bütünü” oluşturuyor. Bu, süreçlerin çok daha verimli bir şekilde kontrol edilebileceği ve izole çözümlerin kullanılmasına göre bilgi alışverişinin daha kolay gerçekleştirilebileceği anlamına geliyor. ERP ilgili tüm iş süreçleri üzerinde etkiye sahip ve stratejik kararlar için değerlendirmeler sağlıyor.
Bu bakımdan, özellikle şirketlerin ortalama on yıl boyunca yeni bir ERP sistemine geçme taahhüdünde bulundukları göz önüne alındığında, hangi ERP yazılımının doğru olduğu kararına yapısal bir şekilde yaklaşılmalıdır. Yazılımın implementasyonu başarısız olursa, ortaya çıkan maliyetler çok büyük olur. Ancak ERP seçiminin doğru hazırlanması ve deneyimli bir ERP sağlayıcısı ile başarılı olabilir.
ERP'nin 4 Ana Özelliği
Neredeyse hiçbir orta ölçekli şirketin ERP olmadan yapamamasının dört ana nedeni vardır:
1. Ölçeklenebilirlik: Şirketler hâlâ izole BT çözümlerine güveniyor ve iç süreçleri haritalandırmak için Word ve Excel kullanıyor. Bu özellikle şirket büyüdüğünde sorun yaratır. Yalıtılmış çözümler hızla sınırlarına ulaşır ve belirli bir noktada artık ölçeklenebilir değildir. ERP çözümleri ise şirketteki hacim ve yapısal değişikliklere esnek bir şekilde uyum sağlar.
2. Bilgi Aktarımı: Şirkette mevcut olan bilginin tam kullanımı, dijitalleşmeden bu yana muazzam bir rekabet faktörü olmuştur. Ancak izole çözümler, bilginin şirketin her yerine verimli ve erişilebilir bir şekilde aktarılmasını engeller. ERP burada da evrensel bir sistemin avantajını sunuyor.
3. Süreçler: ERP, şirket genelinde tek tip bir yaklaşım uygular ve veri depolamayı merkezileştirir. Bu, örneğin departmanlar arasında gerçekleşen süreçlerin gecikme veya hata olmadan uygulanabileceği anlamına gelir.
4. Şeffaflık: Bir şirketteki departmanlar bağımsız olarak gelişirse bu, departmanın kendisi için anlamlı olabilir. Süreçlerini verimli bir şekilde organize ederek yeni yazılım çözümleri üretir. Ancak tüm grup düzeyinde önemli arayüzler kayboluyor, iletişim ve iş birliği zorlaşıyor. ERP çözümleri, tüm önemli şirket süreçlerini haritalandırarak önemli verilerin merkezi bir konumda bulunmasını sağlar.
Sonuçta bir ERP sisteminin uygulanması, şirketteki sermaye, çalışanlar veya işletme kaynakları gibi kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlar.
ERP Seçimi İçin İlk Adım: İhtiyaç Listesi Hazırlamak
ERP yazılımının avantajlarının gerçek anlamda gerçekleşebilmesi için ihtiyaç listesinin yapılandırılmış bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Sorumlu proje ekibi, yazılımın şirkette tam olarak hangi ihtiyaçları karşılaması gerektiğini tanımlamalıdır:
Uygulamayla hangi hedeflere ulaşılmalıdır?
Hangi süreçlerin optimizasyona ihtiyacı var?
Şirketime hangi standartlaştırılmış modüller uygundur?
Bu nedenle “ne” ve “ne için” formüle edilmelidir. Özellikle projeden sorumlu ekip, daha sonra sağlayıcı seçimi ve ERP implementasyonunun sonraki adımları için bir şablon görevi görecek bir ihtiyaç listesi oluşturur.
Bu bağlamda kendi çalışanlarınızı sistemin tanıtımına hazırlamanız da önemlidir. Uygulamaya ilişkin basit bir iletişim yeterli değildir. Değişikliklerin bireysel iş süreçlerinde neden avantaj sağlayacağı çalışanlara açıkça anlatılmalıdır. Ayrıca ERP implementasyon planı çalışanlarla tartışılmalıdır.
ERP İmplementasyon Metodolojisi
ERP implementasyonu kanıtlanmış bir uygulama metodolojisini takip etmelidir. Bu, şirketlerin implementasyon maliyetlerini mümkün olduğu kadar düşük tutabilmesinin ve hataları en baştan önleyebilmesinin tek yoludur. Sağlayıcının seçimi tamamlandıktan sonra şirketlerin aşağıdakileri yapması gerekir:
Hazırlık süresini cömertçe planlayın: Birçok şirket planlama aşamasını olabildiğince çabuk tamamlamaya çalışır. Ancak fazladan bir veya iki haftalık hazırlık, sorunsuz başlangıcın temelidir.
Sorumlulukları belirleyin: ERP sistemleri şirketin her fonksiyonel alanını etkiler. Tam da bu nedenle bireysel çalışanlardan orta düzey yönetim ve kademelerine kadar tüm departmanların implementasyon aşamasına dahil edilmesi gerekmektedir. Ancak tanıtımdan sorumlu, açıkça tanımlanmış bir ekibin belirlenmesi de önemlidir.
Başarı kontrolü yapın: Önemli iş süreçlerini optimize etmek için şirketlere ERP çözümleri sunulur. Maliyetler azaltılmalı ve verimlilik artırılmalı. Bu nedenle proje ekipleri, yönetime danışarak yazılımın tam olarak hangi hedeflere ulaşması gerektiğini tanımlamalıdır. ERP implementasyonunun gerçekten kârlı olup olmadığını ve nasıl kârlı olduğunu kontrol etmenin tek yolu budur.
Önceliklendirin: ERP sisteminin uygulamaya konulması, şirket ile sağlayıcı arasındaki yakın iş birliği içerisinde gerçekleşir. İmplementasyon sırasında şirket çalışanlarına uygun önceliklerin verilmesi gerekmektedir. Yaklaşımdaki olası hataları veya tutarsızlıkları önlemenin tek yolu budur.
Bunlar şirketin başarılı bir ERP implementasyonuna katkıda bulunabileceği en önemli dört noktadır. Ancak sağlayıcının aynı zamanda yapılandırılmış ve dolayısıyla verimli bir şekilde ilerleme konusunda da önemli bir yükümlülüğü vardır. Pratikte uygun bir yaklaşım olarak yedi adımlı bir plan ortaya çıkmıştır:
Başlangıç: Sağlayıcı, implementasyon ile görevlendirilir.
Akıllı Kontrol: Proje ekibiyle yapılan ilk görüşmelerde sağlayıcı, zamanı ve organizasyon koşullarını netleştirir.
Yeterlilik: Hem proje ekibi hem de yazılımı kullanacak diğer çalışanlar sağlayıcı tarafından eğitilir.
Organizasyon: Daha önce planlanan ERP implementasyon süreci artık organizasyonel olarak uygulanır.
Konfigürasyon: ERP geliştiricisi, yazılımı şirketin ihtiyaç ve isteklerine göre yapılandırır.
Eğitim: Çalışanlar, tamamlanan ERP sistemi hakkında kapsamlı eğitim alırlar.
Canlıya Geçiş: Şirket ERP yazılımını kullanabilir.
Bu yapılandırılmış süreç, tanıtım süresinin yaklaşık yüzde 30 oranında kısaltılmasına olanak tanır ve bu da şirkete daha hızlı yatırım getirisi sağlar.
ERP Sistemini Firmaya Uyarlamak Mümkün mü?
ERP implementasyonunun standartlaştırılmış, yapılandırılmış bir modeli izlemesi gerekse de özel müşteri gereksinimlerini yansıtacak şekilde kişiselleştirme ve özelleştirme için hâlâ yer vardır. Bu bağlamda geleceği düşünmek de önemlidir. ERP yazılımının uyarlanması gerekirse ne olur? Özelleştirme yapmak ne kadar zor? Kullanıcı eğitimden sonra harekete geçebilir mi yoksa hizmetlerin satın alınması mı gerekiyor? İdeal olarak, ERP sağlayıcısı müşterilerini kendilerinin ayarlama yapabilmeleri için eğitir. Ayrıca elbette her zaman basit ve etkili ayarlamalar da mümkün olmalıdır.
Sürdürülebilirliğe odaklanan ERP sağlayıcıları, ERP çözümleriyle uzun vadede önemli maliyet avantajları elde edebilirler.
Sonuç: Yapılandırılmış 7 Maddelik İmplementasyon Planı
ERP implementasyonunun sorunsuz ve uygun maliyetli bir şekilde çalışması için sorumlu proje ekibinin öncelikle şirketin kurumsal kaynak planlamasına yönelik gereksinimlerini tanımlaması gerekir. Bu temelde, bu gereksinimleri karşılayan bir ERP sağlayıcısı bulunabilir. ERP yazılımının özellikle düşük işletme maliyetleri, özelleştirme seçenekleri, ölçeklenebilirliği ve sektöre uygunluğu kanıtlanmış kalite özellikleridir. Sağlayıcı, ilk tartışma ve daha yoğun bir çalıştay sırasında bu özellikleri güvenilir bir şekilde kanıtlayabilirse, iş birliği için söylenecek çok şey vardır.
Comentários