ERP veri geçişinin zorlukları, sağlam iş süreçleriyle hafifletilebilir.
Şirketinizde kim, parça tedarikçileriniz tarafından sağlanan yüzlerce vida için diş açma aparatını ezberden okuyabilir? Bu kişi ayrıca satın alma fiyatını, tedarik sürelerini ve envanterdeki mevcut vida miktarını biliyor mu? Çoğu şirkette böyle bir kişi yoktur.
Büyük olasılıkla, veriler birden çok elektronik ve kağıt tabanlı sistemde tutulur ve şirket departmanlarına dağılır.
İster geniş bir pazar için ortak bir ürün, ister niş bir endüstri için daha özel ürünler üretsinler, her şirket benzersiz bir müşteri grubuna ve üretim sistemine sahiptir. Her durumda, eski ERP sistemleri şirketlerinin geçmişini, pazar ihtiyaçlarını ve üretim ortamını yansıtacaktır.
Yeni sistemin amacı, çalışanlar, departmanlar ve iş ortakları arasında akıcı iletişim sağlamak için tüm bu verileri uyumlu bir sistemde bir araya getirmektir.
Yeni bir ERP'ye geçiş yapan şirketler için, yeni sistemin amacı, çalışanlar, departmanlar ve iş ortakları arasında akıcı iletişim sağlamak için tüm bu verileri tutarlı bir sistemde bir araya getirmektir.
İşte Başarılı Bir ERP Veri Geçişinin 5 Anahtarı:
1. ERP Veri Uzmanı
Bir ERP veri geçişinin başarısının veya başarısızlığının temel unsuru, dahili bir veri uzmanının varlığıdır. Bu kişi veri toplamaya öncülük eder ve büyük miktarda verinin eski sistemlerden yeni ERP'ye geçişine yardımcı olur. Veri uzmanı, tipik olarak, mevcut veri tabanlarının içini ve dışını bilen ve veri toplama süreçlerini formüle etmek için departmanlar arasında etkili bir şekilde iletişim kurabilen uzun süreli bir şirket çalışanıdır. Veri uzmanının rolü, her veri parçası başarıyla yeni ERP'ye aktarılana kadar projede ilerlemeyi içerir.
Veri uzmanı, şirketin eski sistemlerinin arka planını bilir ve kuruluş genelinde gezinebilir.
Şirket içinden biri olarak veri uzmanı, şirketin eski sistemlerinin arka planını bilir ve ayrıntıları bilen alan bilgisi uzmanlarını bulmak için kuruluş genelinde gezinebilir. Veri uzmanının işi, her veri türü için kaynak kaydı belirlemek üzere mevcut sistemleri gözden geçirmek ve çalışanlarla görüşmekle başlar. Toplanan verileri, her veri nesnesi için gerekli alanlar ve biçimlerle birlikte yapılandırılmış çalışma sayfalarında düzenledikten sonra, veri uzmanı bu verileri ERP'ye aktarma, test etme, doğrulama ve iş gücünü yeni sistemin kullanımı konusunda eğitme ile ilgilenir.
2. Eski ERP Verilerini Düzenleme
Bir ERP veri geçişinde, her departman kendi işlevleri için en önemli olan verileri toplamaktan ve değerlendirmekten sorumlu olur.
Finans departmanının durumunu incelemek için, o departmanın personeli, veri nesnelerini yapılandırılmış bir formatta kategorize etmek için veri uzmanıyla birlikte çalışır. En üst düzey veri nesneleri, kasa hesaplarını, mevduatları, alacak hesaplarını, borç hesaplarını, envanteri ve duran varlıkları içerebilir. Bu daha büyük nesnelerin her biri, bireysel veri nesnelerinin bir hiyerarşisini içerir. Örneğin, sabit kıymetler, her biri amortisman formülleri, amortisman değeri ve net defter değeri ile ilgili verileri içeren maddi duran varlık hesaplarını içerebilir. Bu veri nesnelerinin çoğu doğrulama kurallarına sahip olur; örneğin, veriler metin değil sayısal biçimde gerekli olabilir. Sayısal değerler için, belirtilen sayıda ondalık basamak ve izin verilen minimum ve maksimum değerler olabilir.
Bu alıştırmanın çıktısı, departman tarafından depolanan ve kullanılan her veri nesnesini tanımlayan bir dizi belgeden oluşur. Bu belgeler, şirketin veri protokolünün bir parçası haline gelir.
3. Süreç Yönetimi ve ERP Veri Taşıma Araçları
Veri geçişiniz boyunca düzenli kalmanın yollarından biri, veri protokolü çalışma sayfalarını kullanmaktır. Protokol çalışma sayfaları tüm işletmeyi kapsar ve tüm veriler için gerçeğin kaynağını içerir. Her veri protokolü çalışma sayfası, her işlevsel alan için ayrı veri nesnelerini ele alır.
Ek olarak, veri protokolü, geçişin yürütülmesi için iş süreçlerini zorlar. Çalışma sayfaları, belgeleri sonlandırmak için birden çok tarafça yapılan incelemeler ve onaylar dahil olmak üzere her veri nesnesi için görev tamamlamayı zorunlu kılar.
Çoğu durumda, veri protokolü, kaynak verileri eski sistemden bir içe aktarım aracına kopyalamak için bir kılavuz görevi görür. Bu veriler, yeni ERP'ye kolayca eklenebilecek yapılandırılmış bir biçimde normalleştirilir. Böylece çalışma sayfaları, geçiş projesi için iş süreci yönetiminde kritik bir unsur haline gelir.
4. Eski Verilerin Bir ERP'ye Aktarılması
Özel yazılım araçları, verilerin ERP'ye aktarılmasına yardımcı olur. Bu araçlar, içe aktarım sırasında veri protokolünün önceden belirlenmiş kurallarına uymayan verileri otomatik olarak işaretleyebilen doğrulama mantığını çalıştırır. İşaretlenen veriler, verilerin kabul edilebilir bir formatta değiştirilip değiştirilemeyeceğini veya verilerdeki hataları düzeltmek için daha fazla araştırma gerektirip gerektirmediğini belirlemek için insan incelemesi için kuyruğa alınır.
Çok az kişi bir ERP geçişinin kolay olduğunu iddia etse de, iyi süreçlerin ve araçların kullanılması, veri geçişinin sorunsuz ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlayabilir.
İşaretlenen verilere bir örnek, yinelenen bir ürün tanımlayıcısı olabilir; tanımlayıcının sistemde benzersiz olması amaçlandı, ancak önceki bazı hatalar eski sisteme yinelenen bir değer getirdi. Çoğaltmanın çözümü, iki veri değerini birleştirerek, birini farklı bir şeyle değiştirerek veya yinelenen değerlerden birini silerek gerçekleştirilebilir. Tersi durum, iki veri alanının sistemde benzersiz olarak listelendiği, ancak aslında iki farklı kişi tarafından farklı şekilde girilen değerlerin aynı olduğu durumlarda da ortaya çıkabilir. Bu tür normalleştirme sorunları, veri uzmanı tarafından düzeltilebilir veya belirli bir departmandan bir veri alanı uzmanının müdahalesini gerektirebilir.
abas ERP ile, eski verileri içe aktarmak için kullanılan bu veri taşıma araçları, uygulama süreci boyunca ve hatta sonrasında işletmenizin kullanımına açıktır, böylece bu işi sizin yerinize yapması için ERP danışmanlarına bağımlı kalmazsınız.
5. Simülasyon, Eğitim ve Devreye Alma
ERP veri geçişine aşamalı bir yaklaşım benimsemek, sorunları erkenden yakalamanıza ve düzeltmenize yardımcı olur. Ayrıca, sistemi optimize edilmiş bir duruma getirmek için genellikle yinelemeler ve ince ayarlar gerektiren konuşlandırmanın ilk aşamalarında yer alan personelin boyutunu da en aza indirebilir. İlk adımda, işlevsel yöneticiler ve kilit kullanıcılar kapsamlı testler yapmak ve sistemdeki gerçek iş süreçlerini simüle etmek için seçilebilir. Veri uzmanı bu uzmanlarla çalışır ve veri protokolünü kullanarak verileri aşamalı bir yaklaşımla içe aktarabilir.
Örneğin, ödeme koşulları, uygulama sırasında muhtemelen değişmeyeceğinden, canlı veri tabanına çok önceden aktarılabilir. Ancak, Ana Dosya gibi büyük veri nesneleri birden çok doğrulama aşamasından geçer ve simülasyonların sonuçlarına göre yeni özel değişkenler gerekebilir. Bu, veri taşıma dosyasının uygulama boyunca büyümeye devam edeceği anlamına gelir.
Çok az kişi bir ERP kurulumunun kolay olduğunu iddia etse de, iyi süreçlerin ve araçların kullanılması, ERP veri geçişinin sorunsuz ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlayabilir. Hedef, verimli ve iyi işleyen bir kuruluş olduğundan, nihai sonuç buna değer olmalıdır.
abas'ın ERP hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini bilmek ister misiniz? Bugün bize ulaşın.
Comments